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10 astuces pour bien choisir sa solution de gestion de patrimoine immobilier

La gestion des biens est un véritable enjeu pour les entreprises qui utilisent de nombreux immeubles. Il existe des solutions pour collecter, organiser et suivre ses données immobilières. Mais au-delà de la sélection de l’outil, c’est un véritable projet qu’il faut construire. Voici nos 10 astuces pour mener à bien votre gestion de patrimoine immobilier.

 

Définir clairement son besoin pour pouvoir comparer efficacement les solutions

Avant de se lancer tête baissée dans un comparatif des différents outils existants sur le marché, il est important et nécessaire de définir son besoin. Pour cela, posez-vous la question : pourquoi le projet de la gestion immobilière émerge ? Ensuite, essayez d’organiser les réponses en établissant une analyse de l’existant et une liste de vos attentes. Ces observations vous donneront une première orientation vers des outils pertinents.

Qualité de l’Interface Homme Machine

Une des premières caractéristiques à étudier quand on recherche un outil de gestion immobilière, c’est évidemment sa qualité dans la réception et le traitement de l’information. Le nombre de données pouvant être conséquent, il est nécessaire de bénéficier d’une solution qui traite, corrige et puisse assister l’utilisateur dans sa saisie. L’outil doit pouvoir s’adapter à la spécificité de votre entreprise, et offrir un bon équilibre entre automatisation et intervention humaine.

Simplicité

La solution devant être utilisée par différents services de l’entreprise, elle doit faire preuve de simplicité. La mise en place d’un tel projet exige une prise en main rapide de l’outil afin que les données puissent être correctement renseignées et facilement consultables. Il faut pour cela étudier de près l’ergonomie de l’interface et se poser quelques questions à propos de son usage : est-ce que la plateforme est intuitive et la navigation fluide ? est-ce que l’accès ou le renseignement d’une information ne nécessite pas trop de clics ? est-ce que les données sont lisibles et exploitables dans leur mise en forme ?

Gestion des accès

Les données collectées peuvent avoir un caractère plus ou moin confidentiel. La gestion des accès des utilisateurs à l’interface est donc essentielle pour la sécurité des données. Nous vous conseillons donc de vérifier si différents types d’habilitations sont possibles en incluant le cloisonnement des données et la segmentation fonctionnelle.

Outil international

Cette caractéristique concerne les entreprises qui disposent de bâtiments en France et à l’international. Elle n’est absolument pas négligeable dans la mesure où les législations locales varient d’un pays à l’autre. Par ailleurs, le multilinguisme de l’outil doit intégrer la configuration de la langue dans l’interface, les données, les documents générés, et les rapports. Mais il doit aussi gérer la multidevise et les différentes unités de surface.

Choisir un produit qui peut grandir avec sa structure

Parce que votre parc immobilier peut évoluer, parce que vos besoins peuvent aussi s’élargir, l’outil de gestion de vos données immobilières doit s’adapter au fil du temps. Ce projet ne peut pas se concevoir comme un objet figé. Tout comme votre structure peut amener à se développer, le produit devra aussi suivre cette évolution sans devoir tout reconstruire.

Qualité de l’éditeur et de ses références

Un projet avec une telle envergure nécessite la mise en place d’un outil performant. Celui-ci le sera d’autant plus si son éditeur est spécialisé dans le domaine immobilier. Vous profitez ainsi d’une garantie de compréhension du métier, surtout s’il montre des références clients similaires aux vôtres.

Qualité de l’équipe support et de la gestion de projet

Le prestataire auprès duquel vous allez choisir votre solution sera plus pertinent s’il a le rôle à la fois d’éditeur et d’intégrateur. La gestion du projet ne pourra ainsi être que complète, puisqu’il saura adapter l’outil à vos besoins et être un véritable accompagnateur dans son utilisation au quotidien. Ce type de prestataire saura être force de proposition et prendra en compte les demandes clients qui nécessitent une évolution au coeur du produit.

Être réaliste dans son planning de déploiement

Il faut bien comprendre qu’un projet de gestion de données immobilières est un projet d’envergure qui exige un certain temps de déploiement. Toutes les entreprises ne se ressemblent pas et n’ont pas toutes les mêmes besoins. Le déploiement doit donc se dérouler par phases. Chaque étape a son importance si l’on veut mener un projet cohérent, qui répond aux différentes attentes. Le planning doit se structurer en jalons, dans l’ordre des priorités établies entre l’entreprise et le prestataire.  

Préparer une conduite du changement

Un projet de gestion du patrimoine immobilier dans une entreprise où les procédures étaient manuelles impose une conduite du changement. L’évolution de l’environnement de travail peut être telle, qu’elle suppose une préparation pour l’ensemble des collaborateurs concernés. Il s’agit notamment d’identifier les risques, comme les freins et les résistances susceptibles d’être manifestés, et de déterminer les domaines potentiels d’impact (la stratégie, la structure, les hommes, les systèmes et la culture d’entreprise). Il faudra ensuite mener des actions pour accompagner la transition.

 

Avec une expérience accumulée depuis plus de 20 ans dans le déploiement des solutions de gestion de patrimoine, NETiKA vous accompagne dans toutes vos réflexions avant, pendant et après vos projets. N’hésitez pas à nous contacter pour échanger sur vos besoins.