Gestion locative

Automatisez vos procédures de gestion locative

Fort de 25 ans d’expérience, le module de gestion locative Solare Property vous permet de gagner en efficacité et en automatisation dans tous vos processus métier que vous soyez bailleur, mandataire ou locataire et quels que soient vos types d’actifs (commerces, entrepôts, logements, bureaux, social, etc.)

Le cycle de vie complet d’un bail (avenants, prolongations, reconductions, renouvellements, résiliations) se gère par des actions simples qui sécurisent chaque opération selon des principes de workflow paramétrables.

Le module permet de gérer simultanément plusieurs points de vue et de créer des écritures comptables réciproques dans deux comptabilités distinctes si nécessaire.

Les fonctions de base et la souplesse de paramétrage permettent de gérer la grande majorité des cas rencontrés sur le marché locatif : loyers forfaitaires standards, proportionnels à d’autres loyers,variables sur chiffres d’affaires, par paliers, basés sur des tables de tarification, franchises, etc.

Les indexations sont automatiques, les indices sont chargés pour vous directement sur les sites officiels (INSEE, STATBEL, etc.).

Les cas particuliers d’évolution des montants ou des indexations relatives peuvent être décrits par formule.

L’ensemble des données et paramètres du bail sont décrits dans leur évolution temporelle et permettent à tout moment, sur toute période de temps, d’expliquer l’historique de facturation.

Le module de Budgétisation des Baux vous permet de simuler l’évolution des loyers de votre patrimoine sur les prochaines années. Il exploite pour cela de nombreux paramètres liés au cycle de vie des baux, ajustables selon diverses hypothèses. Il vous permet ensuite de comparer les résultats selon les hypothèses, de choisir un business plan, de calculer l’engagement hors bilan, etc.

Ne ratez aucune échéance critique

Les « dates critiques » (dates d’échéance, fin de bail) associées à chaque bail peuvent être créées automatiquement selon la nature de bail ou manuellement pour les cas particuliers.

Un agenda des dates critiques et un mécanisme d’alertes paramétrables permettent d’anticiper les événements et de ne manquer aucune échéance.

Optimisez vos répartitions des charges

Le module de gestion locative dispose des fonctionnalités complètes de gestion des charges.

Les dépenses locatives peuvent être refacturées immédiatement, sans provisionnement.

Elles peuvent aussi faire l’objet d’un processus complet de provisionnement – décompte (reddition), être couvertes par un forfait.

La majorités des cas rencontrés sur le marché sont gérés: charges réparties, privatives, propriétaires, partiellement récupérables.

Les provisions peuvent être explicitement définies au niveau du bail et/ou basées sur les budgets de dépense des immeubles.

De nombreux paramètres d’exceptions sont disponibles: charges forfaitaires, plafonnées, exclusions de charges, surcharges de quotités, etc.

Les explications de calcul ultra-détaillées vous permettent d’offrir un justificatif complet avec les montants générés et d’analyser chaque situation sous de nombreux axes.

Gestion locative et comptabilité

Les factures de vente et d’autofacturation produites par nos traitements sont automatiquement disponibles dans notre module de comptabilité auxiliaire intégrée mais peuvent être également exportées vers votre propre SI comptable.

Il est aussi possible de générer un flux de factures de vente, un flux de factures attendues ou un flux de factures d’achat.

La gestion locative permet également le provisionnement comptable (cut-off, factures non parvenues, factures à recevoir).

Tant pour la répartition des dépenses que pour les appels de loyers et autres opérations, l’application est conçue pour tenir compte des besoins de gestion de la TVA et de ses différentes particularités,

Contrôle des factures d’achat des baux pris

Via les fonctionnalités de contrôle des factures d’achat des baux pris, tout écart constaté entre la facture reçue et les montants calculés par nos traitements déclenche un processus d’analyse d’écart et d’approbation pour inviter le gestionnaire locatif à diagnostiquer l’origine de l’écart et lui appliquer la suite logique.

Crédit bail

Grâce à ce module, la gestion des crédits bail devient aussi simple que celle des baux pris.

Il est possible de les regrouper en programmes.

Nos procédures automatisées permettent le suivi simplifié de leur cycle de vie complet et des événements rencontrés: avenants, levées d’option d’achat complète ou partielle, résiliations, etc.

L’importation des tableaux d’amortissement des crédit-bailleurs, pour les comparer aux tableaux calculés par l’outil, se réalise en quelques clics.

Plusieurs types de calcul des intérêts sont disponibles: ITE, IPA, ITA, etc.

Le référentiel des taux est adapté périodiquement et permet la saisie de taux prédictifs. Notre module gère les différents types de taux.

Un échéancier de comptabilisation et de trésorerie, des états de contrôle et des reportings financiers vous aident à suivre vos dossiers.

Il est possible d’importer et de rapprocher périodiquement les factures pour une comparaison attendu – facturé et une gestion assistée des écarts.

Le module gère également les paiements différés.

Compatibilité IFRS, IFRS16

Le module de gestion locative est compatible IFRS, par exemple pour la ventilation des franchises et des indemnités de départ.

La norme IFRS16 relative aux locations à long terme est parfaitement intégrée à nos solutions.

Reporting décisionnel

De nombreux rapports et exports de données sont à votre disposition pour vous permettre de piloter au mieux votre patrimoine :

  • situation locative;
  • situation et valorisation du vide locatif;
  • agenda des dates critiques;
  • suivi des loyers et des charges;
  • etc.

Les rapports sont directement disponibles dans notre solution, les exports de données peuvent être utilisés dans notre solution ou vos propres solutions BI.

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