HELPSITES

Relevez et documentez parfaitement les incidents sur vos appareils mobiles
Attribuez instantanément les interventions à vos prestataires
Assurez une communication immédiate entre les intervenants
Maitrisez aisément le suivi et l’analyse des interventions

Helpsites en 6 étapes

1 – Relevé des incidents

Selon l’accès à HELPSITES qui lui est donné, chacun peut, depuis son smartphone, sa tablette ou via le portail Web, signaler les incidents qu’il constate. Il les documente en joignant des documents ou des photos, en les localisant sur les plans, en ajoutant des commentaires, en demandant une date d’intervention,…

2 – Demande d’intervention

Dès la création de l’incident, une demande d’intervention peut-être adressée (depuis le bureau ou sur site) à un prestataire. HELPSITES propose le prestataire le plus adéquat en fonction de l’historique et du type de problème. Il peut bien sûr y avoir plusieurs interventions pour un même incident ou une seule intervention pour plusieurs incidents.

3 – Réponse à la demande d’intervention

Si accès lui est donné à HELPSITES, le prestataire reçoit la demande d’intervention, accompagnée de toutes les informations au sujet de l’incident, sur l’application smartphone/tablette et le portail web. Sinon il la recevra par mail. Dans tous les cas, il pourra accepter l’intervention, la refuser ou proposer une autre date. Sa réponse changera instantanément le statut de l’incident et de l’intervention requise.

4 – Exécution de l’intervention

Le prestataire exécute l’intervention et complète la fiche de travail reprenant tous les détails ainsi que des photos éventuelles. Il met à jour le statut de l’intervention dans l’application.

5 – Suivi et clôture des interventions

La liste des incidents et interventions est constamment à jour et une batterie de filtres programmables aide au suivi et au reporting. Des mails et rapports préprogrammés facilitent la communication avec les demandeurs et les prestataires, qui peuvent également suivre dans HELPSITES l’évolution des incidents et interventions qui les concernent.

6 – Gestion et statistiques

Les données sont stockées et accessibles indéfiniment, elles peuvent être exportées vers Excel ou extraites via l’API existante.

SECTEURS D’UTILISATION

Quel que soit votre secteur d’activité, dès que votre parc immobilier génère plus de 1.000 incidents par an, un outil de gestion performant garantit des économies substantielles.

Il en va non seulement de l’opérationnalité de vos installations et de leur sécurité mais aussi de votre image.

Or, la qualité de l’intervention liée à ces incidents dépend fortement de la qualité de la communication entre les parties prenantes.

HELPSITES répond parfaitement à ces exigences:

Précision in situ au sujet de l’incident : identification exacte, emplacement précis sur plan, photos, scans, commentaires…
Précision au sujet de(s) l’intervention(s) : date, heure, commentaires, photos, fiche de travail complète
Précision dans la communication : la communication entre toutes les parties prenantes est instantanée et complète.

Une gestion fine des accès vous permet d’ouvrir l’application aux personnes susceptibles de renseigner les incidents (Directeurs de sites, collaborateurs, techniciens, même vos clients…).Ceux-ci pourront renseigner les incidents depuis leur smartphone, leur tablette ou via le portail web.

De la même manière les prestataires internes ou externes peuvent mettre à jour l’évolution de leurs interventions avec les mêmes outils.

Si vous effectuez vos contrôles de manière préventive, notre application CHECKLISTS vous permet de créer automatiquement les incidents correspondant aux données non conformes relevées dans CHECKLISTS.

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