Gestion des achats

Solare Property propose une gestion complète des achats depuis le budget et les engagements jusqu’au paiement et à la refacturation des dépenses.

Cette gestion structurée des achats couvre les différents métiers de l’immobilier :

  • dépenses locatives, refacturation aux occupants;
  • travaux d’investissement;
  • maintenance d’immeuble;
  • dépenses locatives (loyers baux pris);
  • charges de copropriété;
  • etc.

Engagements d’achat

Les engagements se déclinent sous plusieurs formes :

  • contrats (prix unitaires, consommations, travaux, entretiens, contrats cadres, …);
  • commandes;
  • baux pris.

Ces engagements suivent un workflow d’approbation qui permet de respecter les principes de bonne gouvernance et la répartition des responsabilités propres à l’entreprise.

Les bons de commande peuvent être édités sur base de modèles et diffusés selon des principes multiples (envoi mail, diffusion pour signature électronique,…). Il est ainsi possible de capturer (électroniquement ou manuellement) l’accord de toutes les parties pour réduire les délais et simplifier les échanges avec vos fournisseurs / mandants.

Une gestion efficace des réceptions et du service fait permet de matérialiser l’avancement des engagements pour en déduire le provisionnement comptable (Cut-off, FNP) et servir de référence au processus de rapprochement et d’approbation de paiement des factures.

Ces actes de réception peuvent être automatiques (consommation, abonnements, ..) ou gérés explicitement par les utilisateurs

Saisie et rapprochement des factures

Les factures d’achat peuvent provenir de diverses sources :
  • saisie manuelle;
  • récupération de factures en pièces jointes d’email;
  • lecture électronique des pdf par une solution basée IA;
  • canaux de transmission eInvoicing (PEPPOL, Chorus, PPF).

Ces factures sont automatiquement ou manuellement rapprochées des engagements et / ou des réceptions.

Les factures comptabilisées sont soumises au bon à payer.

Les approbations peuvent être complètes ou partielles. Le principe comprend la réclamation et le suivi des avoirs

Principes d’approbation

Tous les principes d’approbation (engagements, paiements) sont structurés en tableaux de bord permettant aux responsables concernés de se concentrer sur l’essentiel de leurs tâches.

Des principes d’alertes paramétrables sont également disponibles.

Ces approbations peuvent être structurées de manière plus ou moins complexe selon leur nature, selon leur montant.

Pour chaque niveau d’approbation, le type d’acteur attendu peut être défini selon divers principes : fonction métier liée au bâtiment, position dans une organisation, appartenance à un groupe d’utilisateurs, …).

Les budgets dans lesquels s’inscrivent les engagements et les factures sont présentés aux approbateurs pour leur permettre d’agir en connaissance de cause.

Des principes de blocage peuvent être mis en place en fonction des exigences spécifiques de l’organisation.

Paiements

La mise en paiement des factures approuvées s’organise au moyen d’un module spécialisé apte à gérer les différents moyens de paiement (virements, prélèvements, chèques).

Les fichiers qui résultent de la validation des lots de paiement supportent divers formats (dont SEPA) et peuvent être automatiquement transmis aux plateformes de paiement.

Refacturation des achats

Toutes les dépenses peuvent faire l’objet de refacturation, immédiatement ou non, après application de règles de répartition.

Interaction avec les modules Solare Property

Le module de gestion des achats s’intègre étroitement avec les autres modules pour en exploiter les spécificités dans l’optique d’une gestion optimale et ergonomique.

A titre d’exemple, les demandes d’interventions qui proviennent de la maintenance curative peuvent donner lieu à des engagements. Ces engagements héritent automatiquement de la référence d’intervention pour faciliter le rapprochement automatique des factures

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