Inventaire patrimonial et GED

Le référentiel multi-dimensionnel de votre immobilier

Le module « NETiKA Inventaire patrimonial & GED » de NETiKA RI regroupe toutes les signalétiques indispensables à la bonne gestion de votre parc immobilier (actifs, tiers, baux, documents,…). L’inventaire patrimonial  est multi dimensionnel, il gère simultanément plusieurs structures hiérarchiques : physique, géographique, cadastrale, locative, technique, etc… Une GED (Gestion Electronique de Documents) performante est totalement intégrée à tous les niveaux de la base de données.

Ce module répond aussi bien aux besoins des structures nationales qu’internationales : multi patrimoines, multi sociétés, multi devises, multilingue, multi unités (m2, sqf, etc.), multi zones horaires. Paramétrable, il facilite la mise en œuvre d’environnements individualisés  (pe pays par pays ou BU par BU) au sein d’un système d’information global.

Il référence tous types d’actifs (bâtiment, installation technique, centre commercial, gare, terrain, carrière, site d’enfouissement, etc.), de complexité quelconque. Il inclut le bâti et le non bâti (terrains, cadastre, sous-sol), ainsi que l’ensemble des installations techniques et l’environnement. Des sous-modules particuliers, activables au besoin, présentent les données financières, fiscales, juridiques et urbanistiques, ainsi qu’un inventaire des contrôles réglementaires et des risques de tous types.

Tous les intervenants (Tiers) sont référencés : propriétaires, bailleurs, locataires, occupants, gestionnaires, prestataires, fournisseurs, experts, etc. « NETiKA RI » permet de modéliser aisément :
– la structure juridique et capitalistique du groupe client, avec un nombre quelconque de niveaux.
– la structure multi organisationnelle du groupe client (BU, pôles, lignes métier, filiales, etc.) indépendante ou liée à la première.

Le référentiel inclut le descriptif des baux et conventions et gère toutes les situations, tous les points de vue :
– baux pris et crédits-bails, baux donnés (externes et internes de sous-location), et les cascades de gestion.
– Investisseur, utilisateur propriétaire ou locataire principal, foncière intégrée au groupe, administrateur de biens multi mandats pour compte de propriétaires/bailleurs/preneurs.

Deux types de descriptifs de baux : bail ‘inventaire’ simplifié avec actualisation des montants et bail ‘comptable’  avec signalétiques complètes pour une facturation au centime.

Votre référentiel intègre une GED performante

Il n’y a aucune limite dans le nombre et le type de documents que l’on peut associer aux éléments de la base de données. On peut multiréférencer chaque document. Par exemple, un contrat de location pourra être référencé par le site, le sous-objet concerné, le bailleur et le preneur : le document n’est mémorisé qu’une fois mais accessible à partir des quatre liens de navigation.
Une nomenclature à deux niveaux entièrement paramétrable permet le classement des documents. Les types de documents peuvent être rendus obligatoires, générer une alerte en cas d’absence. La notion de confidentialité et la gestion des versions d’un document sont évidemment disponibles.
Une fonction de versioning permet la protection de la version en modification (procédure check in / check out).
Fonction de référencement full text sur base d’une bibliothèque de mots-clefs.
Fonction d’import en masse avec classement automatique. Fonction d’export en masse.

La gestion des surfaces et des plans

NETiKA RI gère plusieurs structures descriptives : la structure physique des locaux et des équipements et la structure locative par exemple.

Si vous gérez votre inventaire immobilier à partir des plans, la structure physique de NETiKA RI sera mise à jour automatiquement à partir de vos plans Autocad.  L’interface bidirectionnelle RI <=> Abyla mise au point avec notre partenaire Labeo assure une synchronisation des locaux, des occupants et des équipements. Consultez notre page dédiée.

Géolocalisation des biens

NETiKA RI permet de visualiser les cartes Google Maps où les biens sont géolocalisés au niveau des bâtiments, des installations et des terrains. La géolocalisation est automatique via l’adresse, ou manuelle et graphique lorsque l’adresse n’est pas suffisamment précise.

A chaque ‘épingle’ représentée sur la carte, vous pouvez attacher une fiche informative avec photo et trois thématiques quelconques associées à la forme, la couleur et la grosseur de l’épingle.
Les thématiques sont entièrement paramétrables et peuvent exploiter dynamiquement toutes les données des modules de gestion de « NETIKA RI » (propriété, occupation, risques, données d’expertises et financières, anomalies, travaux, etc.)

Un outil puissant de recherche cartographique et thématique permet de sélectionner, visualiser et  d’imprimer toute sélection de biens avec les thématiques choisies.